Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytów projektów

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”

Zamawiający: Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym 
Adres zamawiającego: ul. Domaniewska 50a, 02-672 Warszawa
Telefon: tel. +48 22 266 82 36
E-mail: [email protected]

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest: 

PROJEKT I – AKTYWNOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu„Aktywność kluczem do niezależności”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000642/07/D z dnia 7.05.2019r.
Okres realizacji projektu: 01.01.2019 – 31.03.2022r. – Audytowi podlega drugi okres rozliczenia finansowego na kwotę 545 501,76 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 01.04.2020r. do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – od 01 do 31marca 2021 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: 1/2018 Szansa, Rozwój, Niezależność

PROJEKT II – KAMPANIA EXTRASPRAWNI 2020 – WSYATRCZY ZACZĄĆ

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “Kampania EXTRAsprawni 2020 – Wystarczy zacząć”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000698/07/D.
Okres realizacji projektu: 01.04.2020 -30.03.2021 – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 1 199 50,00 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 01.04.2020 do 31.03.2021.
Termin przeprowadzenia audytu: od 01 do 31 marca 2021 roku.

PROJEKT III – AKTYWNI W SPORCIE I W ŻYCIU

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “Aktywni w sporcie i w życiu”. współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000719/07/D z dnia 19.10.2020 r.
Okres realizacji projektu: 1.04.2020 – 31.03.2021 – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 227 979,75 zł
Okres, który ma zostgać objęty audytem od 1.04.2020 – 31.03.2021 do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu – od 01 do 31 marca 2021 roku.

I. Zakres szczegółowy audytu projektów dofinansowanych ze środków PFRON:

Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie o dofinansowanie projektu.

Ocena wiarygodność danych finansowych, merytorycznych, rachunkowych oraz opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.

W ramach audytu badane jest w szczególności czy:

1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zlecającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

1. Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmuje w szczególności:
   
   1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
      • weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
      • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
      • sprawdzenie wniesienia przez Zlecającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
      • kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
      • sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
      • sprawdzenie statusu podatkowego Zlecającego (w szczególności w zakresie podatku VAT),
   2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,/li>
   3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
   4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zlecającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
   5. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
   6. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
   7. sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23) oraz wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych stanowiących Załącznik do Uchwały nr 243/2011 Zarządu PFRON z dnia 9 listopada 2011 r. 

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się TUTAJ.

Przygotowana analiza/audyt winna zostać przekazana Zamawiającemu w wersji pisemnej w dwóch egzemplarzach. 

II. Raport/sprawozdanie audytu zewnętrznego

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.

Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

III. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
5. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: 

• posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
• jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
• w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
• osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
• jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
• jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
• poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.

Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora. Wzór oświadczenia można pobrać tutaj.

Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby)upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy
2. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę
3. Ofertę należy złożyć w języku polskim
4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego; nie dopuszcza się składania ofert częściowych
5. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty,
6. Oferta powinna być przedstawiona na własnym druku,
7. W ofercie winna być podana cena brutto za przeprowadzenie audytów – cena powinna być wyszczególniona odrębnie do każdego projektu/za każdą usługę.

Sposób obliczenia ceny:

Oferent wycenia usługę:

1. Projekt „Aktywność kluczem do niezależności – kwota brutto ……………………zł.
2. Projekt “Kampania EXTRAsprawni 2020 – Wystarczy zacząć” – kwota brutto ……………………zł
3. Projekt “Aktywni w sporcie i w życiu” – kwota brutto ……………………zł

Wartość brutto podana w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt. 1.

Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

1. Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS.
3. Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi do 10.02.2021r.
4. Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Aktywność kluczem do niezależności” w okresie od 01 do 30 marca 2021r.
5. Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Aktywność kluczem do niezależności.” zawierającego opinię do31.03.2021r.
6. Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Kampania EXTRAsprawni 2020 – Wystarczy zacząć” w okresie od 01.03.03.2021r – 31.03.2021r.
7. Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Kampania EXTRAsprawni 2020 – Wystarczy zacząć” zawierającego opinię do 31.03.2021r.
8. Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Aktywni w sporcie i w życiu.” w okresie od 01.03-31.03.2021r.
9. Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Aktywni w sporcie i w życiu” zawierającego opinię do 31.03.2021r.

IV. Sposób i termin złożenia oferty:

Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy przesłać na adres mailowy: [email protected] w terminie do dnia 07.02.2021r. do godziny 24:00. (skany prawidłowo podpisane i opieczętowane)

Otwarcie ofert nastąpi 08.02.2021r.

Oferty złożone po terminie składania ofert podanych powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

Kryteria oceny ofert:

Cena oferty brutto (suma wszystkich trzech cząstkowych cen) w PLN – max 60% pkt. Doświadczenie – max 40% = 40 pkt

Każda z ofert otrzyma liczbę punktów jaka wynika ze wzoru:
Liczba pkt. = cena + doświadczenie

Zasady oceny wg kryterium cena:
W przypadku kryterium cena oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: ilość punktów oferty badanej = cena najniższa z ofert nie podlegających odrzuceniu/cena oferty badanej x 60

Zasady oceny wg kryterium doświadczenie:
Na rynku dłużej niż od 2021 – 20 pkt.
Badania projektów PFRON – 10 pkt.
Współpraca z organizacjami działającymi na rzecz osób z niepełnosprawnością – 10 pkt.

Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawiadomiony o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. Negocjacji z Wykonawcą, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu,
2. Po wyborze Wykonawcy, podjęcie rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia,
3. Unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny.

V. Pozostałe informacje:

1. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)
2. Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania.
3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej pod adresem www.fundacjaavalon.pl.

Osoba do kontaktu: Lusine Duryan, [email protected]

Wyniki zapytania ofertowego – Zobacz dokument