Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu projektów PFRON

ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 19.12.2022 r. na przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów „Aktywność kluczem do Niezależności” , “EXTRAtrening z Avalon Extreme” , “Niepełnosprawni, Pełnowartościowi”1 „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności”

współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON”

Zamawiający: Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym
Adres zamawiającego: ul. Domaniewska 50a, 02-672 Warszawa 
Telefon: tel. +48 22 3499772 
E-mail: [email protected]

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

PROJEKT I – AKTYWNOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu „Aktywność kluczem do niezależności”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” 
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000848/07/D z dnia 23 czerwca 2022 r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2022 r. – 31.03.2025 r. – Audytowi podlega pierwszy okres rozliczenia finansowego na kwotę 545 501,76 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2022 r. – 31.03.2023 r. do dnia audytu, proponowany termin przeprowadzenia audytu – od 10 lutego do 20 lutego 2023 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: Sięgamy po sukces (konkurs 1/2021)

PROJEKT II – EXTRATRENING Z AVALON EXTREME

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “EXTRAtrening z Avalon Extreme”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” 
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000805/07/D z dnia 24 maja 2022 r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2022 r. – 31.03.2023 r. – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 317 825,76 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2022 r. – 31.03.2023 r. do dnia audytu, proponowany termin przeprowadzenia audytu – od 02 marca do 12 marca 2023 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: Sięgamy po sukces (konkurs 1/2021)

PROJEKT III – NIEPEŁNOSPRAWNI, PEŁNOWARTOŚCIOWI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “Niepełnosprawni, Pełnowartościowi”. współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” 
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000841/07/D z dnia 24 maja2022 r.
Okres realizacji projektu: 1.04.2022 r. – 31.03.2023 r. – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 1 186 004,48 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2022 – 31.03.2023 do dnia audytu, proponowany termin przeprowadzenia audytu – od 01 lutego do 10 lutego 2023 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: Sięgamy po sukces (konkurs 1/2021)

PROJEKT IV – WIEDZA I ŚWIADOMOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “Wiedza i świadomość kluczem do niezależności”. współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II nr 13, zwanym dalej „PFRON” 
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000730/07/D aneks nr 2 z dnia 24 maja 2022 r.
Okres realizacji projektu: 1.04.2022 r. – 31.03.2023 r. – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 176497,60  zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2022 r. – 31.03.2023 r. do dnia audytu, proponowany termin przeprowadzenia audytu – od 20 lutego do 2 marca 2023 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: Pokonamy bariery (konkurs 1/2020)

I. Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego

W celu zapoznania się z wytycznymi dotyczącymi przygotowania raportu/sprawozdania, należy skorzystać z oficjalnych wytycznych przeprowadzenia audytu zewnętrznego mieszczącego się w niżej podanych linkach.

• Pokonamy bariery (konkurs 1/2020)
• Sięgamy po sukces (konkurs1/2021)

II. Raport/sprawozdanie audytu zewnętrznego

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.

Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

III. Wybór audytora:

Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
5. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:

• posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
• jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
• w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
• osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
• jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
• jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
• poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.

Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora.

Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby)upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy
2. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę
3. Ofertę należy złożyć w języku polskim
4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego; nie dopuszcza się składania ofert częściowych
5. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty,
6. Oferta powinna być przedstawiona na własnym druku,
7. W ofercie winna być podana cena brutto za przeprowadzenie audytów – cena powinna być wyszczególniona odrębnie do każdego projektu/za każdą usługę,
8. Do oferty należy dołączyć niezbędne załączniki

Sposób obliczenia ceny:

Oferent wycenia usługę:

1. Projekt „Aktywność kluczem do niezależności – kwota brutto ……………………zł.
2. Projekt „EXTRAtrening z Avalon Extreme” – kwota brutto ……………………zł
3. Projekt „Niepełnosprawni, Pełnowartościowi” – kwota brutto ……………………zł
4. Projekt „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności” – kwota brutto…………………zł

Wartość brutto podana w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt.l.

Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

a) Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN,
b) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS
c) Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi do 1.02.2022 r.
d) Wymagany termin otrzymania reportu dotyczący przeprowadzonych audytów to 20 marca 2023 roku. 

I. Sposób i termin złożenia oferty:

Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy przesłać na adres mailowy: [email protected] w terminie do dnia 31.12.2022 do godziny 24:00. (skany prawidłowo podpisane i opieczętowane)

Otwarcie ofert nastąpi 02.01.2023 r.

Oferty złożone po terminie składania ofert podanych powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

Kryteria oceny ofert:

Cena oferty brutto (suma wszystkich trzech cząstkowych cen) w PLN – max 50 %. Doświadczenie – max 50 %.

Każda z ofert otrzyma liczbę punktów jaka wynika ze wzoru:
Liczba pkt. = cena + doświadczenie

Zasady oceny wg kryterium doświadczenie:
Na rynku dłużej niż od 2022 – 20 pkt.
Badania projektów PFRON – 10 pkt.
Współpraca z organizacjami działającymi na rzecz osób z niepełnosprawnością – 20 pkt.

Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawiadomiony o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. Negocjacji z Wykonawcą, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu,
2. Po wyborze Wykonawcy, podjęcie rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia,
3. Unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny,
   
   

 II. Pozostałe informacje:

1. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)
2. Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania.
3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej pod adresem www.fundacjaavalon.plOsoba do kontaktu: Anna Woźniak-Biriukova [email protected]