Zapytanie ofertowe z dnia 20.01.2022 na przeprowadzenie audytów projektów

Fundacja Avalon publikuje zapytanie ofertowe, na przeprowadzenie audytów zewnętrznych czterech projektów, współfinansowanych ze środków PFRON.

Ofertę wraz z niezbędnymi załącznikami (prawidłowo podpisane i opieczętowane skany) prosimy przesłać do dnia 7 lutego 2022 roku, do godziny 24:00, na adres [email protected] 

Oferty złożone po terminie składania ofert podanych powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

Wybór podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzenie audytów nastąpi do dnia 10 lutego 2022r.

ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 20.01.2022 r. na przeprowadzenie audytów zewnętrznych projektów „Aktywność kluczem do niezależności””, „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności”, “Pełnosprawni w miłości”, oraz „Szkolenia sportowe – Aktywni z Avalon” współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą w Warszawie Al. Jana Pawła II.

Zamawiający: Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym
Adres zamawiającego: ul. Domaniewska 50A, 02-672 Warszawa
Telefon: tel. +48 22 266 82 36
E-mail: [email protected]

Opis przedmiotu zamówienia:

PROJEKT I – AKTYWNOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu „Aktywność kluczem do niezależności”

współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000642/07/D z dnia 7.05.2019r.
Okres realizacji projektu: 01.01.2019 – 31.03.2022r. – Audytowi podlega trzeci okres rozliczenia finansowego na kwotę 534 358,00 zł
Okres objęty audytem: 01.04.2021r. do dnia audytu.
Termin przeprowadzenia audytu: 16 – 23 marca 2022 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: 1/2018 Szansa, Rozwój, Niezależność

PROJEKT II – WIEDZA I ŚWIADOMOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu ” Wiedza i świadomość kluczem do niezależności”

współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000730/07/D z dnia 7 maja 2021 r.
Okres realizacji projektu: 01.04.2021 -30.03.2024 – Audytowi podlega drugi okres rozliczenia finansowego na kwotę 156 772,00 zł
Okres objęty audytem: 01.04.2021 do dnia audytu.
Termin przeprowadzenia audytu: 09 – 16 marca 2022 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: 1/2020 Pokonamy Bariery

PROJEKT III – PEŁNOSPRAWNI W MIŁOŚCI

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu “Pełnosprawni w miłości”

współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000778/07/D z dnia 06.07.2021 r.
Okres realizacji projektu: 1.04.2020 – 31.03.2021 – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 1 081 914,67 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2021 – do dnia audytu.
Termin przeprowadzenia audytu – 23 – 30 marca 2022 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: 1/2020 Pokonamy Bariery

PROJEKT IV – SZKOLENIE SPORTOWE – AKTYWNI Z AVALON

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu „Szkolenia sportowe – Aktywni z Avalon”

współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000763/07/D z dnia 15 czerwca 2021r.
Okres realizacji projektu: 1.04.2021 – 31.03.2022 – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 152 466,24 zł
Okres, który ma zostać objęty audytem od 1.04.2021 – do dnia audytu
Termin przeprowadzenia audytu – 01 – 09 marca 2022 roku.
Projekt realizowany w ramach konkursu: 1/2020 Pokonamy Bariery

Zakres szczegółowy audytów projektów dofinansowanych ze środków PFRON:

Audytor:

• Dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie o dofinansowanie projektu.
• Ocenia wiarygodność danych finansowych, merytorycznych, rachunkowych oraz opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.

W ramach audytu badane jest w szczególności czy:

• księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
• dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
• zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez zlecającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

Ocena prawidłowości rozliczeń finansowych, obejmuje w szczególności:

1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.
   • weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych;
   • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu);
   • sprawdzenie wniesienia przez Zlecającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie;
   • kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu;
   • sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie;
   • sprawdzenie statusu podatkowego Zlecającego (w szczególności w zakresie podatku VAT).
   • weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
2. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);
3. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zlecającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
4. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
5. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
6. sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23) oraz wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych stanowiących Załącznik do Uchwały nr 243/2011 Zarządu PFRON z dnia 9 listopada 2011 r.

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się [WYTYCZNE]

Przygotowana analiza/audyt winna zostać przekazana Zamawiającemu w wersji pisemnej w dwóch egzemplarzach.

Raport/sprawozdanie audytu zewnętrznego

Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu, który powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

• datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
• nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
• nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
• nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
• całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
• termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
• imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
• termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
• okres objęty audytem zewnętrznym,
• cel audytu zewnętrznego,
• zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
• podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
• informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
• ustalenia stanu faktycznego,
• wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
• określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
• uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
• podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.

Wybór audytora:

Zainteresowany podmiot zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usługi.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w/w w zakresie rozumie się:

• dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
• posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
• posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
• posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
• skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

• wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
• wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
• potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.

Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:

• posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
• jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
• w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
• osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
• jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
• jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
• poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.

Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora. Wzór oświadczenia można pobrać TUTAJ.

Opis sposobu przygotowania ofert:

• Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby)upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy.
• Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę.
• Ofertę należy złożyć w języku polskim.
• Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego; nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
• Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty.
• Oferta powinna być przedstawiona na własnym druku.
• W ofercie winna być podana cena brutto za przeprowadzenie audytów – cena powinna być wyszczególniona odrębnie do każdego projektu/za każdą usługę.

Sposób obliczenia ceny:

Oferent wycenia usługę:

1. Projekt: „Aktywność kluczem do niezależności” – kwota brutto…………….zł
2. Projekt: „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności” – kwota brutto…………….zł
3. Projekt: „Pełnosprawni w miłości” – kwota brutto…………….zł
4. Projekt: „Szkolenia sportowe – Aktywni z Avalon” – kwota brutto…………….zł

Wartość brutto podana w PLN wraz z podatkiem VAT za cały przedmiot zamówienia opisany w pkt. 1.

Inne istotne elementy związane z realizacją zamówienia:

• Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.
• Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą aktualnego (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS.
• Wymagany termin zawarcia umowy na wykonanie usługi do 10.02.2022r.
• Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Aktywność kluczem do niezależności” w okresie od 01.03-31.03.2022r.
• Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Aktywność kluczem do niezależności.” zawierającego opinię do 31.03.2022r.
• Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności” w okresie od 01.03.-31.03.2022r.
• Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności” zawierającego opinię do 31.03.2022r.
• Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Pełnosprawni w miłości.” w okresie od 01.03-31.03.2022r.
• Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Pełnosprawni w miłości” zawierającego opinię do 31.03.2022r.
• Wymagany termin przeprowadzenia audytu projektu „Szkolenia sportowe – Aktywni z Avalon.” w okresie od 01.03-31.03.2022r.
• Wymagany termin dostarczenia raportu do projektu „Szkolenia sportowe – Aktywni z Avalon” zawierającego opinię do 31.03.2022r.

Sposób i termin złożenia oferty:

Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy przesłać na adres mailowy: [email protected] w terminie do dnia 07.02.2022 do godziny 24:00. (skany prawidłowo podpisane i opieczętowane). Otwarcie ofert nastąpi 08.02.2022r.

Oferty złożone po terminie składania ofert podanych powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

Kryteria oceny ofert:

• Cena oferty brutto (suma wszystkich trzech cząstkowych cen) w PLN – max 60 % = 60 pkt
• Doświadczenie – max 40 % = 40 pkt

Każda z ofert otrzyma liczbę punktów jaka wynika ze wzoru:
Liczba pkt. = cena + doświadczenie

Zasady oceny wg kryterium cena:

W przypadku kryterium cena, oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: ilość punktów oferty badanej = cena najniższa z ofert nie podlegających odrzuceniu/cena oferty badanej x 60

Zasady oceny wg kryterium doświadczenie:

• na rynku dłużej niż od 2021 – 20 pkt.
• badania projektów PFRON – 10 pkt.
• współpraca z organizacjami działającymi na rzecz osób z niepełnosprawnością – 10 pkt.

Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawiadomiony o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

Fundacja zastrzega sobie prawo do:

• negocjacji z Wykonawcą, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu;
• odjęcia rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia, po wyborze Wykonawcy;
• unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny.

Pozostałe informacje:

Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej pod adresem www.fundacjaavalon.pl

Osoba do kontaktu: Anna Woźniak-Biriukova, [email protected]