Regulamin uczestnictwa stacjonarnie i on-line w V Konferencji Sekson – o seksualności i rodzicielstwie osób z niepełnosprawnością ruchową, 14-15.10.2023 r., Warszawa
§1. Zasady Ogólne
1. Definicje
a) Konferencja – V Konferencja Sekson – konferencja o seksualności i rodzicielstwie osób z niepełnosprawnością ruchową, która odbędzie się w dniach: 14.10.2023 do 15.10.2023 roku w: CIC Warsaw, przy ulicy Chmielnej 73 w Warszawie.
b) Organizator – Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Michała Kajki 80/82/1 Warszawa, KRS 0000270809.
c) System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – formularz internetowy w platformie internetowej Gridaly umożliwiający obsługę procesu rejestracji uczestników na Konferencję.
d) Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Konferencję.
e) Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na konferencję najpóźniej w terminie do dnia 7.10.2023 r.
f) Uczestnik online- osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na Konferencję.
g) Bilet – potwierdzenie udziału uczestnika w Konferencji.
h) Osoba trzecia – osoba zgłaszająca za pomocą Systemu Rejestracji, udział w konferencji Uczestnika.
2. Informacje dodatkowe
a) Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej konferencji: www.sekson.pl
b) Zakres działania Systemu Rejestracji obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, Uczestnika i Uczestnika on-line, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora.
c) Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer lub telefon z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów.
d) Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
§2. Warunki uczestnictwa
- Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego w Systemie dokonanego najpóźniej w terminie do dnia 7.10.2023 r. Link do Systemu dostępny na stronie internetowej Konferencji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu Konferencji, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.
- Liczba bezpłatnych biletów uprawniających do udziału w Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
- Uczestnik zobowiązany jest do posiadania w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego przez Organizatora i okazania go na każde wezwanie Organizatora lub osób upoważnionych przez Organizatora, przez cały czas trwania konferencji.
- Uczestnik, Uczestnik on-line zobowiązują się podczas Konferencji do zachowania kultury osobistej, poszanowania praw innych Uczestników i Uczestników on-line oraz innych osób. Wszelkie komentarze nie mogą obrażać w jakikolwiek sposób żadnych osób, zabronione jest wypowiadanie się i komentowanie w sposób wulgarny obraźliwy oraz naruszające jakiekolwiek normy społeczne i moralne.
§3. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji
- Rejestracja uczestnictwa stacjonarnego w Konferencji rozpoczyna się od 01.09.2023 r. i trwa do wyczerpania puli biletów, ale nie dłużej niż do 7.10.2023 r. W sytuacji wyczerpania puli miejsc Organizator zastrzega sobie prawo wstrzymania rejestracji uczestnictwa w terminie wcześniejszym niż 7.10.2023 r.
- Rejestracja uczestnictwa stacjonarnego i uczestnictwa on-line w Konferencji odbywa się wyłącznie on-line za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na platformie internetowej Gridaly: https://v-konferencja-sekson.gridaly.com/info lub poprzez aplikację Gridaly.
- Uczestnik, Uczestnik on-line w formularzu rejestracyjnym ma możliwość zaznaczenia czy chce wziąć udział w zapisach na warsztaty, odbywające się on-line podczas konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo wstrzymania rejestracji na warsztaty w sytuacji wykorzystania przysługującej danym warsztatom puli miejsc.
- W celu poprawnej rejestracji w Systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*).
- Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe.
- Aby ukończyć rejestrację, Uczestnik, Uczestnik on-line musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z i akceptacji treści niniejszego Regulaminu oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z realizacją Umowy.
- Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji – Bilet.
- Uczestnik ma obowiązek potwierdzić mailowo swój udział w Konferencji do dnia 10.10.2023 r. Brak potwierdzenia uczestnictwa w wyżej wskazanym terminie skutkuje anulowaniem rezerwacji.
- Organizator wyśle Uczestnikowi wiadomość mailową oraz SMS-owej z przypomnieniem o konieczności potwierdzenia udziału w Konferencji nie później niż do 10.10.2023 r.
- Organizator ma prawo przekazać miejsca na Konferencji z niepotwierdzonych rezerwacji Uczestnikom znajdującym się na liście rezerwowej.
- Organizator wyśle wiadomość mailową o anulowaniu rezerwacji miejsca na Konferencję, w przypadku, gdy rezerwacja nie została potwierdzona.
§ 4. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
- Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika, Uczestnika on-line zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników, Uczestników On-lin we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych, prasowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
- Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej zarządzanej przez Organizatora oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, prasowych, a także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
§ 6. Postanowienia końcowe
- Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Avalon Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Michała Kajki 80/82 lok 1, 04-620 Warszawa. Kontakt z administratorem możliwy jest pod nr tel. 22 266 82 36 lub email: [email protected] Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest za pomocą email: [email protected]
- Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
- Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a Uczestnik ma prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail i numeru kontaktowego podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu.
- Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
- Uczestnicy nie mają prawa do rejestracji (audio i/lub video) wystąpień prelegentów oraz warsztatów.
- Uczestnik, Uczestnik on-line przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik, Uczestnik on-line narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub budynku i terenu, w którym organizowana jest Konferencja. W przypadku naruszenia zapisów Regulaminu prze Uczestnika on-line Organizator jest uprawniony do zablokowania możliwości kontynuowania uczestnictwa w Konferencji on-line.
- Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie, każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Konferencję, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres [email protected]. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 5 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
- Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: ul. Domaniewska 50a, 02-671 Warszawa, pod nr telefonu: 22 349 97 71, 666-324-329 oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: [email protected]
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
- Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem poniższego regulaminu wydarzenia.
- Organizator zapewnia wsparcie osobie z niepełnosprawnością przy poruszaniu się po terenie Konferencji oraz spożywaniu posiłków. Organizator nie zapewnia wsparcia przy czynnościach toaletowych.
- Organizator nie wydaje certyfikatów oraz zaświadczeń o udziale w Konferencji.